個人で開業したら会計ソフトはクラウドで決まり!クラウド会計利用のメリット解説

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個人で開業したら会計ソフトはクラウドで決まり!クラウド会計利用のメリット解説

クラウド会計ソフトって知っていますか?

「クラウド」という言葉はなんとなく聞いたことがあるかもしれません。

いつも自宅や会社で使っているパソコン。普段はこの自分が使っているパソコンの中にデータを保存しますよね?

例えば、エクセルやワードで資料を作ってフォルダに保存する。写真などの画像や動画を作ってフォルダに保存する。パソコンに保存されたものは、そのパソコンでしか開くことができません。

クラウドは、このデータを自分のパソコンではなくインターネット上に保存してくれるシステム、サービスを言います。

クラウドサービスを提供している会社がありますので、申し込めば誰でも利用できます。

クラウドサービスはインターネット経由で利用するため、利用者はインターネットに接続できれば場所を選ばず、外出先でもデータを保存したり編集することができます。パソコンも不要でスマホやタブレットなどで利用可能なサービスも充実しています。

クラウド会計ソフトは、このクラウドサービスを利用した会計システムです。

クラウド会計ソフトの特徴・メリット

  • パソコンへのインストールが不要
  • ソフトウェアを購入する必要がない
  • パソコンを買い替えてもデータを移行する必要がない
  • 法改正があっても常に最新のシステムが利用できる
  • パソコンが壊れてもデータの保存先がクラウドのため消失する心配がない
  • 難しい簿記の知識がなくても会計ソフトが対応してくれる
  • 複数人での共有が可能である
  • スマートフォンにも対応している

クラウド会計ソフトならインターネットに接続できれば、特定のパソコンでなくとも利用できますし、どこからでもアクセスできます。

会社にいても自宅にいても空いた時間に少しだけでも作業ができるのでとても便利ですね。

ソフトウェアにありがちなバージョンアップなどの保守、管理も全てサービス提供会社が行いますので、法改正があっても常に最新のシステムが利用できます。

保守費用や更新の必要もないので、ランニングコストが月額料金だけになりムダな費用は掛かりません。

クラウド会計ソフトによっては、銀行やクレジットカード、電子マネーの情報を登録することで、自動でデータを取り込んで仕訳する機能がついています。

この機能により毎回行っていた仕訳作業が必要なくなり、業務の効率化を図ることができます。

自動仕訳機能や学習機能が備わっている点がクラウド会計ソフトの優れている点です。

従来からある「パッケージ型会計ソフト」と呼ばれる会計ソフトは、家電量販店等で製品を購入してきて、パソコンにインストールをして使っていました。

まず始めに会計ソフトを購入してから使い始めますので、後々このような不具合が生じることもあります。

  • パソコンを買い替えたら会計ソフトが対応していなかった
  • パソコンが壊れたら会計ソフトのデータが全て失われてしまった
  • 法改正に伴いバージョンアップ版を購入しなければならなくなった
  • 会計ソフトをインストールしたパソコンでしか作業ができない
  • 複数人で共有することができない
  • 簿記の知識があまりないのでよく分からないまま使用している

どれもよくあることですよね。

クラウド会計ソフトであれば、このような問題を解決することができます。

最低限覚えておきたい勘定科目一覧

すべての取引は「資産、負債、純資産、収益、費用」の5つに分類されます。

それぞれの分類の中から該当する「勘定科目」を使って、日々記帳をしていきます。

勘定科目を知らないと仕訳はできませんので、最低限覚えておくべき勘定科目一覧をまとめてみました。

資産の主な勘定科目
  • 現金
  • 当座預金
  • 普通預金
  • 売掛金
  • 有価証券
  • 受取手形
  • 商品
  • 製品
  • 原材料
  • 仕掛品
  • 貯蔵品
  • 前払金
  • 前払費用
  • 立替金
  • 貸付金
  • 仮払金
  • 未収入金
  • 長期貸付金
  • 建物
  • 土地
  • 車両運搬具
  • 工具器具備品
  • 消耗品
  • 貸倒引当金
  • 減価償却累計額
負債の主な勘定科目
  • 買掛金
  • 支払手形
  • 前受金
  • 預り金
  • 立替金
  • 借入金
  • 長期借入金
  • 未払金
  • 未払費用
  • 源泉税等預り金
  • 仮受金
純資産の主な勘定科目
  • 資本金
  • 資本準備金
  • 資本剰余金
  • 利益剰余金
  • 繰越利益剰余金
  • 別途積立金
費用の主な勘定科目
  • 仕入
  • 地代家賃
  • 車両費
  • 旅費交通費
  • 通信費
  • 水道光熱費
  • 給与手当
  • 福利厚生費
  • 外注費
  • 広告宣伝費
  • 会議費
  • 接待交際費
  • 消耗品費
  • 減価償却費
  • 新聞図書費
  • 支払手数料
  • 諸会費
  • 支払利息
  • 雑費
  • 租税公課
収益の主な勘定科目
  • 売上
  • 雑収入
  • 受取利息
  • 受取配当金
  • 受取賃貸料
  • 有価証券売却益
  • 固定資産売却益

取引のパターンは様々ですので、1つ1つの取引内容に応じて勘定科目を選択して仕訳を行います。

勘定科目を暗記する必要はありませんが、ある程度どの勘定科目を使うのかを知っておく必要があります。

この点、クラウド会計ソフトでは勘定科目を覚えていなくても、システムが自動で勘定科目を提案してくれます。

また、「借り方」や「貸し方」を意識しなくてもシステムが自動で仕訳をしてくれるため、大変便利です。

主要簿・補助簿とは?

日々発生する取引を会計ソフトに仕訳(記録)していきますが、この記録する帳簿のことを「仕訳帳」といいます。

仕訳帳には色々な勘定科目が使用されていますので、仕訳帳の中から勘定科目ごとに転記した帳簿のことを「総勘定元帳」といいます。仕訳帳に仕訳→総勘定元帳に転記されるという流れです。

例えば仕訳帳の中から「現金」の勘定科目だけを転記すれば、「現金元帳」という総勘定元帳が作成されます。総勘定元帳を作成することで勘定科目ごとの残高が把握できることになります。

仕訳帳と総勘定元帳は「主要簿」と呼ばれていて、必ず作成しなければならない帳簿です。

そして主要簿の補助的な役割をする帳簿を「補助簿」といいます。

補助簿では、主要簿だけは分からない取引の詳細や取引先ごとの記録を知ることができます。

補助簿は任意で作成するものですので、実情に応じて必要なものを作成します。

  • 現金出納帳
  • 小口現金出納帳
  • 当座預金出納帳
  • 仕入帳
  • 売上帳
  • 売掛金元帳
  • 買掛金元帳
  • 商品有高帳

例えば現金出納帳では、日々の現金の動きのみを記録して現金残高と帳簿残高が合っているかを管理します。

これらの主要簿・補助簿も会計ソフトを使用すれば、意識することなく自動で作成してくれます。簿記の知識が無くても日々の記帳から決算書類の作成まで自動でできるようになっています。

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