株主総会の招集手続きは省略できるの?

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株主総会の招集手続きは省略できるの?

原則は2週間前までに通知を送らなければならない

会社運営は取締役が行いますが、会社にとって重要な事項を決定するのは会社のオーナーである「株主」です。

例えば、定款を変更する、取締役や監査役を選任する、会社を解散するといった場合は取締役が決めることはできず、株主総会を開催して株主の了承を得なければなりません。

株主総会は毎年1回開催される定時株主総会、臨時にいつでも開催できる臨時株主総会がありますが、どちらも株主総会を開催するには、取締役は原則として株主総会の日より2週間前までに株主に対して招集通知を発しなければなりません。

<株主総会の招集通知の発送時期>

①公開会社の場合

株主総会の日の2週間前までに発する。

②非公開会社の場合

株主総会の日の1週間前までに発する。ただし取締役会非設置会社は定款に定めることで短縮可能。

③書面投票や電子投票による議決権行使ができる場合

株主総会に出席できない株主のために書面投票や電子投票による議決ができる場合、株主総会の日の2週間前までに発する。

<招集通知の方法>

①取締役会設置会社の場合

書面による招集通知が必要。株主の承諾を得て、電磁的方法(電子メール等)により通知を発することもできる。

②取締役会非設置会社の場合

書面による招集通知でなくとも口頭や電話、メールでの通知が可能。ただし、書面投票や電子投票による議決権行使ができる場合は書面による通知が必要。

招集通知を出さなければどうなる?

もし招集通知を出さなかった場合は、招集手続きに瑕疵があったものとして株主総会の決議取消事由に該当しますので、注意してください。

株主全員の同意で招集手続きを省略しよう

株主総会を開催する際には、上記のような招集手続きを行う必要がありますが「株主全員が同意している」場合は、招集手続きを省略することができます。

社長一人の会社であったり、親族や身内だけのごく少数の株主だけであれば、問題なく全員の同意を得ることができると思います。

わざわざ招集通知を出さなくても株主総会を開催することができるので、めんどうな手間がかかりません。中小会社の多くでは招集手続きを行わず、株主全員の同意の元に株主総会を開催していることが多くあります。

ただし、株主全員が同意したとしても書面投票や電子投票制度を採用した場合は、招集手続を省略することはできません。なぜなら、招集通知に議決権行使書面等を添付しなければならないからです。

取締役会非設置会社で書面投票や電子投票を採用しなければ、招集手続きを省略して、その当日に株主総会を開催することができるということになります。

尚、株主全員の同意を得て招集手続きを省略する場合は、後々のトラブルを回避するという意味で同意書をもらったり、履歴を残しておく方が良いでしょう。

株主総会議事録の雛形・サンプル

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