出張旅費規程を整備して節税しよう

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出張旅費規程を整備して節税しよう

旅費規程

起業後は顧客への営業や販路拡大などで、出張が多くなります。

出張では交通費や宿泊費など、通常より多額の経費がかかります。従業員数が増えたり、出張の回数が増えたりすると、経費も多くなるので、きっちりと経費を管理する必要があります。

出張にかかる経費の管理では、まず出張旅費規程を作り、それに基づいて経費の管理を行うことが大切です。

出張旅費規程は出張に必要な交通費や宿泊費、社員の日当などについての決まりを文書にしたもので、出張経費を管理するための根幹となるものです。

■出張旅費規程を作るメリット

出張旅費規程の作成には、主に2つのメリットがあります。

1つ目は節税効果です。出張旅費規程があれば、出張に必要な費用は経費と認められるので、節税効果が大きくなります。また、一定の要件を満たせば出張手当は所得税の計算においても非課税となりますので、手当をもらう側としても、大きな節税になります。

2つ目の効果は、社員のモチベーション維持に役立つことです。

明確な規程があれば、誰もが平等に出張に必要な経費が認められますから不公平感がなく、社員のやる気減退を防ぐ効果が期待できます。また、社員に支払われる日当も経費になりますから、社員の所得税も非課税になります。

■出張旅費規程の作成ポイント

出張に必要な経費を出張旅費といいますが、これには交通費・宿泊費・出張手当の3つ経費があります。

一口に交通費といっても、地下鉄代などローカルな公共交通機関の費用、新幹線や飛行機などの高額な交通費などにわかれますし、出張先が近距離なのか、遠距離なのかによっても経費の額が変わってきます。

さらに出張期間が長引いた際の出張手当(日当)をどうするかも決めておかなければ、出張期間が長引くほど日当の支払額が大きくなります。

また宿泊費については、原則として実費精算を行うことになりますが、一泊あたりの宿泊費の上限額を定めておくことも大切です。

例えば役員は1万円まで、管理職なら9,000円まで、一般社員なら8,000円までなどと具体的な金額を明記します。

出張旅費規程のキーワードで検索すれば、出張旅費規程のひな形などがヒットしますので、他社がどのような規程を作っているのか参考にしながら、出張旅費規程の作成・整備を行いましょう。

そして出張旅費規程の最大のポイントは、規程で定めた経費などを、社長以下全ての社員に適用することです。

社長や役員だけに出張旅費を認めるなど、不公平な規程では経費と認められません。

そして出張があった際は、出張旅費規程に基づいて、出張旅費精算書を作成し保管することも大切なポイントです。

出張旅費精算書を作成し、ビジネスホテルなどに支払った領収証とともに保管しておけば、実際に出張で使ったことが証明され、信頼度の高いものとなります。

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