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定款の原本証明とは?

定款原本証明

原本を返してほしいときに役立つ「原本証明」

法務局や官公庁に書類を提出する際に、「定款に原本証明を付けて提出してください」と言われることがありますよね?

原本証明とは、原本の代わりに定款の写し(コピー)を提出し、「その写しが原本と相違ない」と申請者自らが証明することを言います。

官公庁などに原本を提出してしまうと、基本は返却されません。

会社に原本がなくなってしまうことを避けるため、原本証明を付した写しを提出するのです。

原本証明を求められるケースで一番多いのが会社の定款ですが、定款以外にも、例えば契約書や資格証明書、身分証明書等を提出する場合でも、原本を返してほしい場合は原本証明を付けて提出します(写しでも良い場合に限ります)。

原本証明は誰が行うの?

定款の原本証明をする人は、株式会社であれば代表取締役、合同会社であれば代表社員、一般社団法人であれば代表理事と、法人の代表者が行います。

原本証明が必要になる場面は?

例えば、法務局へ登記申請を行う場合、役所へ許認可の申請を行う場合、金融機関で口座開設する場合や融資を申込む場合など、様々な取引の際に定款の提出が必要になります。

これらの場面では、必ずと言っていいほど原本証明が必要になります。

単に定款の写し(定款をコピーしたもの)を提出するだけでいい場合もありますが、数は多くありません。

原本証明の方法は?

原本証明は、その写し(コピー)に行いますので、まず定款を1部印刷します。

印刷した全ページを重ねて左側を2箇所、ホッチキスで綴じてまとめます。そして、各ページの綴じ目の部分に法人実印で契印(割印)を押します。

もし、全てのページに契印するのが手間であれば、製本テープで定款を製本(袋とじ)して、表紙と背表紙が製本テープと重なる部分(表と裏の2箇所)に契印をする方法でも問題ありません。

最後に原本証明を行います。

定款の最終ページの余白に「この定款の写しは原本と相違ないことを証明する」と記載し、日付、会社住所(本店住所)、会社名(商号)、代表者氏名を記載し、法人実印を押印します。

<原本証明例>

この定款の写しは原本と相違ないことを証明する。
平成◯◯年◯◯月◯◯日

神戸市東灘区向洋町中六丁目9番地神戸ファッションマート4階
株式会社モヨリック
代表取締役 神戸 太郎 印

※会社の住所、会社名、代表者氏名は会社のゴム印でも構いません。

<原本証明のポイント>
  • 定款はA4サイズで印刷する
  • カラーではなく白黒コピーでOK
  • 日付は基本原本証明を行った日付
  • 会社名、住所、代表者名は登記されている通り正確に記載する
  • 原本証明は定款の最終ページの余白に行う
  • 印鑑は法人実印(代表者印)で行う
  • 全てのページの綴じ目に契印(割印)が必要
  • 原本証明の文言に決まりはないので、原本と相違ない旨が記載されていればOK

※提出先によって原本証明の形式が決まっている場合もありますので、その場合は言われた通りに原本証明してください。

原本証明は原始定款?現行定款?

定款の原本証明は、原始定款か現行定款のどちらかで行います。

原始定款は、会社設立時に公証役場で公証人から認証を受けた定款です。

定款の最終ページには、公証人の署名(認証文)が付いています。

会社設立後、定款に変更が加わっている場合があります。例えば、会社名(商号)を変更したり、目的を変更したケースです。

そうすると原始定款から変更が加わっていますので、変更する前の原始定款に原本証明するわけにはいきません。

原始定款から定款内容が変わっていれば、全ての変更内容が反映された現行定款で原本証明が必要となります。

  • 会社設立時から定款内容に変更を加えていない→原始定款に原本証明
  • 原始定款から定款内容が変わっている→最新の現行定款に原本証明

ただし、金融機関に融資を申し込む際などは会社設立時の原始定款を求められる場合がありますので、その場合は相手方の指示に従うことになります。

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