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▼ 目次
当記事は、株式会社の経営者様、法務担当者様に向けて作成しています。株式会社の定款変更手続きについて詳しく知りたいという方は、ぜひ参考にしてください。
株式会社を一から設立された方は、設立時にご自身で定款を作成されたか、あるいは、行政書士や司法書士などの専門家に作成を依頼されていると思いますから、定款がどのような書類であるのか、ある程度は理解をされているでしょう。
しかしながら「定款」という言葉自体を初めて聞いたという方もいらっしゃると思います。ですので、この章では、そもそも定款とはどのような書類なのかを1から解説します。
※定款についてすでに理解されている方、定款変更の手続きについて詳しく見たいという方は、こちらの章は読み飛ばしてください。
定款とは、会社の目的・組織(機関構成)・運営方法などを定めた「根本規則」です。
謂わばその会社の「憲法」のようなもので、その会社の活動は原則として定款の内容の範囲内に縛られます。
※会社の根本規則である定款は、設立時には法律専門職である「公証人」から認証を受けなければ、その効力が生じないようになっています。自由気ままに作成して、「これが当社の定款です!」とは認めてくれないのです。それだけ重要な書類ということですね。
分かりやすいところでは、定款にはその会社の「名称」や事業の「目的」、「本店・支店の場所」などが記載されています。
更に、取締役や監事といった役員の人員は何名か、発行できる株式の上限はいくらに設定しているか、株主総会の招集や開き方はどうするのか?なども記載します。
会社法は定款自治を認めていますので、会社法の範囲内であれば何を記載しても構いません。とはいえ、もちろん一定のルールはあります。
会社法には、絶対的記載事項、相対的記載事項、任意的記載事項という3つのルールが規定されていて、これらのルールに則って記載されていなければなりません。
詳しくご覧になりたい方は、「株式会社の定款記載事項」をご覧ください。
一度、定款の内容を決めてしまうと、その内容に会社の行動は縛られることになるのですが、なぜでしょうか?
定款のその内容の最終的な決定権者は「株主」だからです。株式会社の持ち主は「株主」です。その株主が決めた定款の範囲内で経営を行うのが「取締役」です。
耳にされたこともありますが、これが株式会社の最大の特徴である「所有と経営の分離」です。
株主が定めた定款の範囲内で適切に経営を行いなさいということですから、会社内部の人間は定款に書いてある名称以外の名前を名乗ることはできませんし、定款に書いてある事業目的以外の活動を行うことはできません。
定款を変更する場合は、株式会社の持ち主である「株主の同意」を得なければなりません。具体的には事前に株主に株主総会を開く旨の通知を出し、株主総会を開いて、株主の特別決議を得る。という厳格な手続きを踏まなければなりません。
ただし、変更後の定款は設立時には必要であった公証人の認証を受ける必要はありません(合併、分割、組織変更による新設会社についても、定款認証は必要ありません)。
会社の商号、事業目的、発行可能株式総数、機関構成(役員構成)などにかかる定款変更を行った場合、会社の本店所在地を管轄する法務局にその旨の届出、登記手続きを行う必要があります。
登記に関係のない定款変更は、株主総会で定款変更の決議を経て、その議事の内容と決議の結果を記載した議事録を作成することで終了します。この場合は、その作成した議事録を会社に備え置くことで足ります。法務局での変更登記は必要ありません。
なお、法務局での変更登記申請が必要となる主な定款変更事由は、次のとおりです。
前述の通り、定款は株式会社の根本規則を定める大変重要な書類です。
取引先と契約を交わす際に提示を求められることもありますし、銀行から融資を受けるときも必要になります。行政庁への許認可取得申請時にも必ずと言っていいほど提出を求められます。
中には定款の内容をただ書き換えるだけで良いと勘違いされている方もいらっしゃいますが、とんでもない間違いです。
ここから定款変更に必要となる諸手続きについて、更に詳しく解説していきますので、参考にしてください。
定款を変更するには、株主総会(定時株主総会・臨時株主総会どちらでもよい)における特別決議を経る必要があります。
定款変更の流れは次のとおりです。
STEP1
株主総会の開催の決定
定款変更を行う株主総会を開催することを決定します。
取締役会を設置していない会社では取締役の過半数の一致で株主総会招集を決定します。取締役会設置会社では、取締役会の決議に基づき代表取締役が招集を行います。
STEP2
株主の招集
株主総会の開催が決定したら、各株主へ招集通知を発します。
非公開会社の場合は原則として株主総会の日の1週間前までに発することが必要です。非公開会社の中でも「取締役会を設置していない会社」であれば、定款においてこの期間を短縮していることがあります。この場合は定められた期間に従い発するようにしましょう。
ただし、書面投票や電子投票による議決を認めた場合は、株主総会の日の2週間前までに発することが必要です。
公開会社の場合は株主総会の日の2週間前までに発することが必要です。
STEP3
株主総会の開催
会社は株主総会を開催します。株主は保有する株式1株につき1個の議決権を有します。
定款変更の決議は「特別決議」によって行われるため、議決権の過半数を有する株主が出席しなければなりません。出席できない株主は代理人を株主総会へ出席させて、議決権を行使することもできます。
STEP4
定款変更の決議(特別決議)
株主の議決権の過半数を有する株主が出席することで定足数を満たし、出席した株主の議決権の3分の2以上の賛成によって可決されます。
STEP5
株主総会議事録の作成
株主総会後に株主総会議事録を作成します。
株主総会議事録には記載事項が定められていますので記載漏れのないように作成する必要があります。
また、株主総会議事録には原則として署名や押印義務はありませんが、信頼性を担保するために議事録作成者及び出席取締役が押印することが一般的です(定款に記名押印を必要とする旨が定められている場合は記名押印が必要です)。
STEP6
定款変更登記(本店所在地を管轄する法務局)
定款変更が商号変更や目的変更などの登記事項であった場合、本店所在地を管轄する法務局に変更登記の申請を行います。
原則変更が生じた日から2週間以内に登記が必要です。
2週間を超えると過料の対象になる可能性がありますので注意してください。ただし、登記期間(2週間)を過ぎても登記できなくなるわけではありません。
STEP7
議事録の備え置き
株主総会議事録は本店(本社)において10年間保存する義務があります。また、株主と会社債権者から請求があれば、閲覧させなければなりません。
STEP8
必要に応じて定款の手直し
定款変更とは、定款(紙)そのものを変更することではなく、定款の内容を株主総会で変更・決議することを指します。
基本的に定款(紙)そのものを作り直す必要はなく、株主総会議事録と現在の定款とを保管しておくことで足ります。定款(紙)を最新のものに書き換えたい場合は、必要に応じてワードなどで一から作成し直すことになります。
各株主は、持ち株1株について、1個の議決権を有します(単元株制度を採用した会社にあっては、1単元の株式数につき1個の議決権)。
その議決権は、株主自ら行使ができるほか、代理人に行使させることができます。
なお、特別利害関係人は議決権の行使が認められません。
他にも、自己株式・単元未満株式・子会社の有する株式なども議決権は認められていません。
なお、多くの中小株式会社は、一人株主もしくは家族のみで株式を保有している同族会社がほとんどです。
一人ですべての株式を保有している場合は、後述する特別決議の要件などは特に気にする必要はありませんが(一人で全会一致の決議が取れるため)、後者の家族のみの会社(同族会社)の場合は、株主総会を開き、決議を経る必要があります。
決議要件を満たしていない瑕疵ある株主総会は、決議が無効となったり、取り消しになる場合もあります。
家族と言えど、将来何が起こるか分かりません。瑕疵ある手続きはトラブルのもとです。同族会社でも手綱を締めて法を遵守していく姿勢が大事です。
ぜひ、コンプライアンス遵守の社内体制を整えてください。
関連解説:株主総会の招集通知について
定款変更の種類 | 株主総会の決議要件 |
---|---|
・商号
・目的 ・公告方法の変更 ・株主譲渡制限規定の廃止等の定款変更 |
株主総会の特別決議 |
株式の譲渡制限規定の設定の定款変更 | 株主総会の特別決議(※厳密には、特別決議よりも成立要件は加重されています) |
株主ごとに異なる取り扱いを行う旨を定める定款変更 | 総株主の半数以上(定款でこれを上回る割合を定めた場合はその割合)であって、総株主の議決権の4分の3以上(これを上回る割合を定款で定めた場合にあってはその割合)に当たる多数の賛成が必要 |
全部の株式を取得条項付株式とする定款変更 | 株主全員の同意(種類株式発行会社の場合は、当該株式を保有する株主全員の同意)が必要となります |
関連解説:株主総会の決議要件について
株主総会は実際に株主が出席して開催するのが前提ですが、株主が少人数であり、家族や身内だけの会社など、株主全員の同意を得られるのであれば、株主総会を開催することなく、定款変更の決議があったものとみなすことができます。
これを株主総会の書面決議やみなし決議といいます。
実際に株主が集まることなく決議が行えますので、株主総会を簡素化できるメリットがあります。
もちろん書面決議を行った場合でも、株主総会議事録を作成しなければなりません。
関連解説:株主総会の決議の省略とは?
なお、取締役会の決議についても、定款に定めを置くことで書面決議が可能となります。
株主総会は、株主全員の同意により招集手続を省略して開催することができます。
つまり、招集手続を行わなくても株主総会を開催することができます。
ただし、書面または電磁的方法(メール等)による議決権の行使を認める場合は、招集手続は省略できません。
さらに、株主全員から書面等による同意により、株主総会の開催も省略することができます。この場合、株主総会を現実に開催しないため、招集手続も要しません。
株主総会の決議は原則として、決議が成立すると同時に効力が発生します。
なお、何らかの理由があるのであれば、将来の一定の日時に効力が生じる旨の条件を付けたり、期限付きの決議もすることができます。
株主総会にて定款変更の決議を経て、その決議の効力が発生したときから2週間以内に本店所在地を管轄する法務局で変更登記申請を行います。
期限を過ぎてしまうと過料が発生する恐れがありますので、手続きは早めに行いましょう。
変更登記の例としてここでは商号(会社名)と目的を変更した場合に必要となる書類を見てみましょう。
※登録免許税はそれぞれ3万円。商号変更と目的変更を一度に変更する場合も登録免許税は3万円で済みます。
変更項目 | 登録免許税 |
---|---|
商号 | 30,000円 |
目的 | 30,000円 |
本店移転(管轄内) | 30,000円 |
本店移転(管轄外) | 60,000円 |
増資 | 30,000円~ |
役員変更 | 10,000円~ |
解散・清算 | 41,000円 |
それぞれの具体的な手続きの詳細は下記ページで解説しています。
※定款変更を伴わない手続きも参考までに載せていますが、下記手続きは全て法務局での変更登記が必要になります。
定款変更を行う際に、新旧対照表を作成することがあります。
新旧対照表とは、定款の内容が以前と比べてこのように変わりますということがひと目でわかる一覧表です。
表の左右どちらか一方に現行定款の内容(旧)、一方に定款変更案の内容(新)を記載します。定款変更案の方には、変更する文言に下線を引いて、変更箇所を分かりやすく表示します。
新旧対照表の作成には、様式や決まった書き方などのルールはなく、会社が適宜作成することになります。
定款変更の議案の内容は、通常は株主総会議事録に記載しますが、変更内容が多く議事録に記載しきれなければ、別紙として新旧対照表を添付することもできます。
定款変更の決議を行う株主総会において、株主に対して説明する際に、新旧対照表を使えば分かりやすく説明できるため作成するのであって、必ずしも作成するものではありません。
例えば、会社の商号を変更するのにわざわざ新旧対照表まで作成しなくても構いません。
また、定款そのものは最新の状態になっていればいいので、定款に新旧対照表を付ける必要はありません。
新旧対照表は、定款第1条から全ての条文を一覧表にしてもいいですし、変更内容だけ抜粋して表にしても構いません。
定款変更 新旧対照表
(下線は変更部分を示します)
現 行 定 款 | 変 更 案 |
---|---|
(商号) 第1条(条文省略) |
(商号) 第1条(現行どおり) |
(目的) 第2条 当会社は次の各号に記載する業務を営むことを目的とする。 1.建築工事業 2.電気工事業 3.前各号に附帯する一切の事業 |
(目的) 第2条 当会社は次の各号に記載する業務を営むことを目的とする。 1.建築工事業 2.電気工事業 3.内装仕上工事業 4.前各号に附帯する一切の事業 |
(新設) 次条以降繰下げ |
(機関) 第4条 当会社は、株主総会及び取締役のほか、次の機関を置く。 (1) 取締役会 (2) 監査役 |
(公告の方法) 第5条(条文省略) |
(公告の方法) 第6条(現行どおり) |
~※以下、最終条まで記載していきます | ~※以下、最終条まで記載していきます |
※文言に変更がない場合は、旧条文には「(条文省略)」、新条文には「(現行どおり)」と記載します。
定款変更 新旧対照表
(下線は変更部分を示します)
現 行 定 款 | 変 更 案 |
---|---|
(商号) 第1条 当会社は、東京商事株式会社と称する。 |
(商号) 第1条 当会社は、大阪商事株式会社と称する。 |
(目的) 第2条 当会社は次の各号に記載する業務を営むことを目的とする。 1.建築工事業 2.電気工事業 3.前各号に附帯する一切の事業 |
(目的) 第2条 当会社は次の各号に記載する業務を営むことを目的とする。 1.建築工事業 2.前各号に附帯する一切の事業 |
(株券の発行) 第7条 当会社は、株式に係る株券を発行する。 |
(削除) 次条以降繰上げ |
定款変更とは、定款(紙)そのものを変更することではなく、定款の内容を株主総会で変更・決議することを指しますので、基本的には、定款(紙)を作り直す必要はなく、変更を決議した株主総会議事録と現在の定款とを合綴し、保管しておくことで足ります。
定款(紙orデータ)を最新のものに書き換え、紙やデータで保管しておきたい場合は、ワードなどで一から打ち直しましょう。
(既に変更前の定款データを持っている場合は定款変更箇所を修正するだけでOKです)
定款の内容を変更した箇所のみ書き換えた上で、定款の末尾に原本証明を行う日付、貴社名、代表者様氏名を記入の上、法人実印で捺印します。
●定款最終ページの末尾
上記は、当法人の現行定款に相違ありません。
平成○○年○月○○日
株式会社モヨリック
代表取締役 津田 拓也 印
役所、取引先、銀行などから現行定款を提出してくださいと言われた場合は、通常、上記のように代表取締役の原本証明を付します。
会社のトップである代表取締役が「最新の定款」で間違いありません。と第三者に向けて証明するために行います。
《参考》定款の原本証明とは?
株主総会議事録は、本店にて10年間は備え置いておく必要がありますので、定款変更等を行った議事録は、会社内部で大切に保管しておきましょう。
10年以上経てば備え置き義務も無くなるわけですが、定款紛失時のリスクヘッジとして、10年以上経ったとしても念のため保管しておくとよいでしょう。
参考条文(会社法第318条):
株式会社は、株主総会の日から十年間、株主総会の議事録をその本店に備え置かなければならない。
こちらのご質問は大変多いです。株主の変更は定款の変更にはなりません。
変更登記も必要ありません。会社内部の株式譲渡手続き(詳細はこちらを御覧ください「株式譲渡手続きの概要【必要書類・手続きの流れ・譲渡時の注意点など詳細解説】」)を行うことで足ります。
設立時の定款では、発起人(会社成立後は株主)が絶対的記載事項になっていますから、勘違いをされているのだと思います。
実は、設立後はこの発起人の記載部分はざっくりと消除してしまっても構わないのです。なぜかと言いますと、「設立時」の定款では絶対的記載事項ですが、「会社成立後」は発起人の部分は、絶対的記載事項ではないとされているからです。
あくまでも、原始定款に書かれているのは「発起人」であり、「株主」ではありません(会社成立後に発起人は株主となります)。
多くの設立定款では、【附則】部分に発起人(株主)を記載していると思いますので、その部分を削除して、前述の原本証明を付けていれば、それが現在有効な定款(現行定款)となります。通常は、一回目の定款変更時に、合わせて当該部分の消除の決議を取り、発起人の部分を消除します。ただし、許認可等が絡む株式会社の場合、その行政庁が定款附則の削除がNGと言えばその通りにしておいた方が無難です。株式会社ではありませんが、NPO法人等ですと、附則等も含め削除してはならないとする自治体が多いです。許認可を得て事業活動を行っている会社は監督官庁である行政窓口に念の為確認を取っておくと良いでしょう。
定款変更を行うには、株主総会を開催して決議を行う必要があります。
株主総会を開催するには、①株主総会の招集決定、②株主への招集通知、③株主総会の開催といった流れになりますが、「取締役会設置会社」と取締役会を置かない「取締役会非設置会社」とでは、相違点がいくつかあります。
株主総会の開催日時、場所、目的である事項など、株主総会を開催するにあたって重要となる事項を決めます。
取締役会設置会社の場合 | 取締役会非設置会社の場合 |
---|---|
取締役会を開催して株主総会の招集を決定 | 取締役が株主総会の招集を決定 |
取締役会には取締役の過半数が出席し、出席した取締役の過半数の賛成が必要 | 取締役の過半数の賛成が必要 |
株主総会を招集する旨を記載した通知書を、各株主に発送します。
取締役会設置会社の場合 | 取締役会非設置会社の場合 |
---|---|
公開会社:
株主総会の2週間前までに通知 |
株主総会の1週間前までに通知(定款によりさらに短縮可能) ※書面や電磁的方法(メール等)による議決権行使を認める場合は2週間前まで |
非公開会社:
株主総会の1週間前までに通知(書面や電磁的方法(メール等)による議決権行使を認める場合は2週間前まで) |
取締役会設置会社の場合 | 取締役会非設置会社の場合 |
---|---|
書面による招集通知(株主全員の同意により電磁的方法(メール等)でも可) | 口頭、メール、電話などでの招集通知が可能。 ただし、書面や電磁的方法(メール等)による議決権行使を認める場合は書面による通知が必要(株主全員の同意により電磁的方法(メール等)でも可)。 |
定款変更は必ず株主総会で決議しなければなりませんが、定款変更にはならない登記事項については、取締役会で決定することができます。
例えば「定款変更を伴わない本店移転」では、会社の定款には「本店を東京都中央区に置く」と定められていて同じ「東京都中央区」内で移転する場合は、定款変更を伴わないので株主総会を開催することなく、取締役会の決議で移転先を決定することができます。
同じように取締役会設置会社の代表取締役は「取締役会で取締役の中から選定」されますので、代表取締役を変更する(代表取締役が入れ替わる)だけであれば、取締役会の決議によって代表取締役を選定することができます。
種類株式を発行している会社が定款変更の決議を行うには、種類株主で構成する種類株主総会を開催する必要があります。
定款変更決議が必要な事項は「種類株主に損害を及ぼすおそれがある」行為として、下記の事項と定められています。
具体的には、普通株式とA種類株式を発行している会社が、新しくB種類株式を発行するには、「普通株主で構成する株主総会」と「A種優先株主で構成する種類株主総会」において、定款変更決議を行う必要があります。
上記以外に、会社の定款に「種類株主総会の決議がなければ効力を生じない」と定めた事項があれば、それも種類株主総会の決議対象になります。
種類株主総会は、株主総会の規定が準用されるため、通常の株主総会と同日に開催されることが多くあります。
通常の株主総会と種類株主総会は別個の総会ですから、同じ日であっても時間をずらして開催したり、同時に開催でするのであれば審議や決議を分離して行うなどの工夫が必要です。
もちろんまったく同じ株主であれば、同時に開催しても問題はありませんが、株主総会議事録は、別々に作成することになります。
▼ よくあるご質問一覧
各種変更手続きに必要となる株主総会議事録の雛形も多数公開しています。ぜひご活用ください。
《参考》株主総会議事録サンプル集
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