株主総会と招集通知について

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株主総会の招集通知について

株主総会の招集通知の発送期限について

株主総会は、いきなりは開けません。取締役の招集手続きを経て→株主総会開催という流れになります。

招集手続きに瑕疵(手続きに不備がある)がある場合、株主総会決議の取消し事由にもなりますから、面倒でも自社の定款や法令に則った形で招集手続きを行うようにしましょう。

株主総会を招集するには、原則として、会日から2週間前までに取締役が株主に対して招集通知を行わなければならないとされています。

「株主にも予定があるだろうから、最低でも2週間は空けて招集をしなさい」という法の趣旨ですね

※非公開会社で書面投票や電子投票を採用しない場合は、この期限を1週間に短縮することができます。取締役会を設置していない会社は定款に定めることにより、更に短縮することが可能です。

■公開会社の場合

  • 株主総会の日の2週間前までに招集通知を発送
  • 招集期間を短縮することはできない

■非公開会社場合

  • 株主総会の日の1週間前までに招集通知を発送
  • 取締役会非設置会社の場合は、定款で期限の短縮可能(3日前まで等)
  • 書面投票制度・電子投票制度を採用した場合は、短縮不可(株主総会の2週間前までに発送)

招集通知の内容とその方法について

招集通知の内容とその発送方法については、取締役会設置会社か取締役会非設置会社かによって異なります。

取締役会を設置している会社の場合

株主総会の日時及び場所、株主総会の目的である事項などを記載して、株主に対して株主総会の招集通知を発します。

招集通知は、書面や株主の承諾を得て電磁的方法(メール等)による通知が可能です(口頭・電話は不可)。

取締役会を設置していない会社の場合

取締役会設置会社と同様に、株主総会の日時及び場所、株主総会の目的である事項などを記載して、株主に対して株主総会の招集通知を発します。

取締役会非設置会社で書面投票又は電子投票を採用しない場合は、招集通知は適宜の方法でOKです。

口頭、電話、ファックス、電子メール等による招集通知も可能です。

ただ、口頭、電話などでは言った言わないのトラブルの元になりますから、書面で行わない場合は、最低でもファックスやメールなど痕跡が残りやすいものにされることをおススメします。

尚、書面投票又は電子投票を採用した場合は、議決権行使書等を添付しなければないため、書面で発送しなければなりません。

株主総会招集通知の記載事項

  • 株主総会の日時及び時間
  • 株主総会の目的である事項(議題・議案に関する事項)
  • 株主総会に出席しない株主に書面や電磁的方法で議決権行使を認める場合は、その旨
  • ・その他法務省令で定める事項

招集手続きの省略

株主全員の同意があるときは、招集手続を経ずに株主総会の開催が可能です(ただし、書面投票及び電子投票を採用したときは、招集手続を省略できません)。

つまりは、1人会社(株主と取締役、1人二役で運営している株式会社)の場合は、招集通知や招集手続きを経ずして株主総会を開けるということになります。

株主が数十名の場合は、全員の同意を取り付けるのは大変ですし現実的ではありませんが、株主が親族のみなど2~3名の場合でしたら、全員の同意も取り付けやすいでしょうから、省略してしまっても構わないかと思います。

そもそも株主が家族だけの会社であれば、会社に株主が全員いることもめずらしくありません。わざわざ招集通知を出さなくても、すでに株主全員が招集されているような状態であれば、その場で株主総会を開催することに同意すれば、株主総会を開くことができます。

つまり、事前に株主総会を開くことを決めていなくても、その場に株主全員が揃っていれば、すぐに株主総会を開催することができるのです。

書面投票及び電子投票を採用したときは、招集手続を省略できませんが、そのような制度を採用する会社は多くありません。

ですので、ほどんどの中小会社では招集手続きを省略して株主総会を開催しているのが現状です。

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株主総会議事録の雛形・サンプル

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